如何进行文档管理

第1，档案管理机构及职责。

公司档案工作实行二级管理。综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第2，归档制度。

凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。归档的文件资料，原则上必须是原件。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档。将涉外事务的复印件报综合管理部备案。公司对外签订的经济合同，应保留三份原件。

第3，档案保管制度。

存放在防火、防潮、防虫的地方。归档资料要进行登记，编制归档目录。做好分类，保密工作。

第4，档案借阅制度。

未经允许不可外借，如需外借请登记完整。

第5， 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。